内设机构制度-秘书处各部门岗位职责规范

来源: | 作者:浙江潘栋民公益基金会 | 发布时间: 2021-06-15 | 848 次浏览 | 分享到:

基金会秘书处部门职责:

1、协助理事会制定基金会战略规划和整体运营方案,协调各部门之间的工作安排,带领团队落实预期目标。

2、全面负责基金会日常管理工作,明确员工岗位职责及管理细则。进一步完善各项规章制度,负责政府、基金会、企业、合作机构、受助群体等资源拓展与关系维护。

3、组织品牌传播、推广和维护,扩大基金会社会影响力,宣传工作把关及传播渠道的拓展。

4、全面统筹指导项目落地,协调并梳理基金会内外部关系和资源,实现基金会的可持续发展。

5、人力资源战略和规划,负责制定和实施团队建设计划,人事招聘流程,组织开展员工培训,制定绩效管理方案,确保绩效考核制度的落实。

6、承担基金会主要的筹资功能,负责创新开拓公益合作渠道,负责企业关系及相关资源扩展,负责明星资源维护与合作策划、组织实施。

7、负责统筹协调下属部门(项目部、宣传部、财务部、综合部)日常工作。

(一)项目部

1、公益项目的策划、研究、执行、评估与反馈,与此相关的调研和出差等相关工作。

2、对资助支持机构的计划、报告、持续资助等内容进行程序性跟进、考察。

3、推动与政府部门、其他公益组织建立稳定的合作伙伴关系,负责项目相关方的沟通协调,务使项目顺利进行并达到预期目标。整理相关项目数据和影像资料,保证项目资料满足传播和筹款的需要。

4、按照项目管理要求,依照项目目标完成相应的年度工作任务。撰写项目年度计划、预算和报告。

5、有效及持续性的把控后续治疗项目中的病患的基本情况,并定期开展回访等工作,按标准提交资助病患的相关数据(按需)。

(二)宣传部

1、媒体资料的撰写、媒体联络、媒体活动开展。

2、摄影和图片、重要出版物的内容策划和编写、品牌推广等。

3、协助团队完成传播的主要事务性工作。

4、运营机构自媒体、内刊编辑与发送、官方邮箱管理、媒体监测。

5、敏锐、灵活运用时效热点,完成项目及活动的文稿编辑。

6、制定基金会全年传播策略,参与主要项目的传播工作。与知名品牌开展合作,创意、策划及执行联合市场营销活动。

7、公共关系维护:与重要媒体、媒介工作建立良好关系,开展网络舆情监测,及时处理不实、负面新闻。

8、公益传播渠道维护与开发:挖掘潜在合作伙伴,维护现有传播渠道合作方的关系。

9、媒体报道、公众传播、品牌活动相关的平面设计工作,包括但不限于宣传册、品牌周边、发布会物料、百人系列物料(传单、折页、海报、易拉宝、展架)等。

10、项目、活动、发布会视频的简单剪辑制作,机构定制宣传品的设计,为内容编辑提供技术及创意支持。

(三)财务部:

会计:

1、负责财务单据复审,及支付复核工作。

2、负责财务处理及报表编制工作。

3、负责免税资格的复审及备案工作,税务相关事宜的解决,负责财务档案的管理工作。

4、配合完成年度预算统筹汇总,年度审计及专项审计工作。

5、负责各种往来的清理,应收应付及备用金等业务及时催收和清算。定期进行财产、物资和材料的盘点工作。

出纳:

1、按照财务制度审核票据的合理合规性,进行初审及支付工作,及时报销各项费用。

2、负责原始单据的保管,及时准确登记日记账,做到账实相符。

3、 财务交接原始凭证及对账,编制支出记账凭证,打印装订会计凭证,整理会计档案归档。

4、开具捐赠收据,并及时进行捐赠收据的换领及核销。

(四)综合部:

1、统筹基金会大型项目和活动的前期筹备、物资采购、人员出行的接待。

2、组织协调基金会团建活动,及各类会议和大型活动的后勤保障工作。

3、负责志愿者及专业志愿者招募、维护等工作。负责志愿者服务项目的督导、验收,评估等。

4、协助为基金会各项活动做好后勤保障和文书等工作。

5、行政资料、合同管理、车辆管理、物资采购及库存整理。

6、文件归档和更新:包括项目合同、报告、会议记录和其他办公文档。

7、线上办公系统的维护、考勤管理、审批流程管理等。

8、建立、维护人事档案,(按需)办理和更新劳动合同。协调办理员工招聘、入职、离职等手续。办理相应的社会保险、住房公积金等事宜。

筹款委员会(待设)

1、年度筹款工作策略与计划的制定、实施与督导。

2、重要资助、捐赠伙伴的维护、答谢和扩展。

3、制定捐赠人分级服务标准,确立不同的筹款策略与具体方案。

4、组织协调并策划捐方活动,收集相关素材以提供品宣编辑支持及捐赠人需求。捐赠人关系维护与沟通,潜在捐赠方信息管理,定期与相关部门分享汇报各项工作情况。

5、筹款分析报告,撰写年度捐赠人反馈报告。

6、捐赠人数据库的维护,数据汇总和分析。捐赠人发票、礼品等实体福利的管理和发放。

7、适合捐赠人参与的,有强烈感受性和荣誉感的答谢活动安排(线上/线下)。

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