档案管理办法

来源: | 作者:浙江潘栋民公益基金会 | 发布时间: 2021-06-15 | 836 次浏览 | 分享到:

第一章   总则

第一条   为规范管理各类文件材料,便于工作利用提高效率,实现透明、高效的工作宗旨,特制订本办法。本基金会在工作中形成的各种有保存价值的文字、图片、照片、音频、视频材料、财务报告、项目总结报告等均须按照本制度的规定,分别立卷归档。

第二条   档案管理机制一般情况下,综合部负责本基金会的档案管理工作(财务档案按规定由财务部门独立归档保管)。档案负责人因工作变动、岗位调整、离职时,应将负责的档案向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。移交时应有监交人在场,移交人、接办人、监交人须共同签署交接清单。档案管理的主要职责是:

(一)制订档案管理制度和实施办法,并负责监督、指导和检查执行情况。

(二)负责本基金会各类档案、文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交。

(三)负责监督指导各部门日常文件整理工作,组织完成本基金会文件材料的立卷、归档及必要的档案管理业务培训。

第二章 文书管理

(一)文书包括:相关部门(如民政、教育等)来函;提交给相关部门的文件、报表及相应批复等材料;以基金会名义给外单位去函。

(二)以基金会名义的外单位来函与去函,归口综合部登记管理。

(三)综合部收到外单位来函后,根据业务分工分发各部门办理,主办部门需于一周内提出办理或答复意见,反馈综合部。

(四)各部门以基金会名义的发函,请按要求拟好函文后由综合部、秘书处审核确认后,提交oa用印申请。

(五)函文用印签章审批流程:

用印人员→部门主管→分管领导,并抄送印章管理人员。

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