档案管理办法

第一章   总则

第一条   为规范管理各类文件材料，便于工作利用提高效率，实现透明、高效的工作宗旨，特制订本办法。本基金会在工作中形成的各种有保存价值的文字、图片、照片、音频、视频材料、财务报告、项目总结报告等均须按照本制度的规定，分别立卷归档。

第二条   档案管理机制一般情况下，综合部负责本基金会的档案管理工作（财务档案按规定由财务部门独立归档保管）。档案负责人因工作变动、岗位调整、离职时，应将负责的档案向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。移交时应有监交人在场，移交人、接办人、监交人须共同签署交接清单。档案管理的主要职责是：

（一）制订档案管理制度和实施办法，并负责监督、指导和检查执行情况。

（二）负责本基金会各类档案、文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交。

（三）负责监督指导各部门日常文件整理工作，组织完成本基金会文件材料的立卷、归档及必要的档案管理业务培训。

第二章 文书管理

（一）文书包括：相关部门（如民政、教育等）来函；提交给相关部门的文件、报表及相应批复等材料；以基金会名义给外单位去函。

（二）以基金会名义的外单位来函与去函，归口综合部登记管理。

（三）综合部收到外单位来函后，根据业务分工分发各部门办理，主办部门需于一周内提出办理或答复意见，反馈综合部。

（四）各部门以基金会名义的发函，请按要求拟好函文后由综合部、秘书处审核确认后，提交oa用印申请。

（五）函文用印签章审批流程：

用印人员→部门主管→分管领导，并抄送印章管理人员。