一、财务管理要求
项目合作伙伴要为本项目单独立账、专款专用，严格按照国家会计制度以及项目预算控制支出，规范财务程序和列支手续，提供符合潘栋民基金会（以下简称潘基金）的支出凭证，严禁挪作他用。
1、为本项目设立专账独立核算，指每笔收入、支出、费用、成本。
具体账务处理：项目发生费用时，在“业务活动成本”科目下设立“xxx项目”专账，在该专账下设立活动经费、人员经费、管理经费、税费等明细账，在这些明细账中再根据本项目申请书中的计划和预算以及实际执行内容归集分类，以多栏账形式进行核算。
[备注：在会计分录摘要中注明“xx项目”]
2、项目实施过程中，项目合作伙伴须根据潘基金提供的文件模板在项目执行到中期时，编制项目收支报表并提供项目费用的记账凭证扫描件；项目执行完成后编制项目收支总决算表，提交给潘基金，且需提供如下财务资料：项目的明细账；所有记账凭证，单笔支出超过 500 元以上提供原始票据；所有人员经费签收单及转账回单。
3、项目合作的管理：如资助项目涉及到枢纽机构合作项目，应与本区域内各项目执行机构另行签订书面协议，以明确具体的项目执行和管理事宜。
4、物品购买与管理：物品购买列支要制订明细购物清单，注明具体活动项目用途，有经办人、验收人、批准人签名。物品有专人登记管理，及时编制收发存明细。对于经常发生或数量金额较大（单价大于 2000 元）需要进行三方比价，并将扫描件作为财务凭证留档。建立出入库手续，购入时要填入库单，领用时要填领用单。
5、工资、补贴发放的管理：按政策规定发放志愿者补贴、社工补贴、专家讲师的培训讲课费等人员费用，严格发放手续，发放表和领取签名要规范完整，要提供活动项目报酬具体发放依据，如：长期或经常性聘用的专家和教师相应的资质证书；专家和教师培训上课考勤登记表；学员对老师上课的内容回馈意见单；志愿者上门服务记录单和受助人员的反馈记录单；主题活动举办小结记录或受益参加人员签到表等。
6、重要或较大业务费用的管理：符合项目预算及实际支出的场地租赁、车辆租赁、资料印刷等重要或较大业务经费支出（金额大于 5000 元）事先应签订规范化协议合同，明确双方权力、义务和费用。当潘基金要求时项目合作伙伴需要提供相关的协议或合同。
7、原始票据的规范：原始票据内容要素齐全，内容包括单位名称、业务内容、数量、单价和金额等；列支的审批手续符合规定，具体要有经办人、证明或验收人、批准人签名；严禁列支各类购物消费卡票据和业务内容“模糊”票据。
8、结项审计与余款
（1）在项目实施期间或结束后，本机构有可能对项目财务进行独立检查或审计，项目合作伙伴有责任提供相关资料和必要的工作便利，积极协助配合。
（2）项目资金如有结余，须于结项/审计后拾个工作日内，通过在协议书中约定的对公账户返回给本机构，或由本机构决定是否用于资助与本项目相关的其它活动。
9、其他事项：
（1）潘基金注重项目财务的管理。项目或财务出现严重失误时，潘基金将根据具体情况，依据项目协议书中的条款，决定中止拨款并追回已拨款项，并保留通过法律诉讼手段解决问题的权利。
（2）在项目财务管理中，本机构不接受任何违反国家法规、不诚实、营私舞弊、虚假报告等行为。
二、项目进度/项目报告管理要求
1、项目合作伙伴负责项目的实施工作，须严格按照项目申请材料开展相关活动，并加强项目材料的管理。项目合作伙伴应及时向潘基金提交项目资料，汇报项目进展，并全力配合潘基金对项目进行的财务抽查和监测评估等工作。
2、项目合作伙伴制作并保存齐全的服务对象档案，以及志愿者、外聘人员等相关名单。多次参与项目工作的非本机构人员，须签订协议，注明工作时间和工作量。对项目活动中参与人员身份或资质有特定要求的，须保存其身份或资质证明文件的复印件。
3、项目日常活动应有记录及服务对象的反馈意见；主题活动或讲座、培训等应有参加人员签到表及小结记录；拍摄的照片等资料应有日期显示。
4、与项目相关的成果或产出，如出版物、报告、会议日程、录像/录音带、光盘以及新闻报道等，应注明“越美好·伙伴计划项目资助”妥善保存归档，出版物和光盘须拷贝提交。
5、项目实施过程中及项目结束后应及时、完整、有序地将项目资料整理归档，并配合潘基金或潘基金委托的其他单位在合理时间查阅上述文件。
6、项目合作伙伴应按要求在资助周期内进行项目披露和反馈，最低频次为3个月一次，向潘基金汇报项目进展，内容需包括但不限于：活动内容、活动时间、参与人群和人数、活动照片（去除服务对象隐私信息）、活动成效或服务对象反馈、财务收支以及项目团队对项目进展的总结和反思等。同时应当在机构对外传播的渠道进行项目披露和反馈，同时注明：“xx项目”资助或标注潘基金 Logo。
7、项目合作伙伴须严格按照协议规定时间提交中期或结项报告，无特殊原因，逾期且超过三个月未提交，潘基金将停拨或收回资金。
8、潘基金将安排人员对项目进行中期和结项审核或评估。如发现项目合作伙伴未按约定的项目方案实施项目，潘基金有权暂停项目并与项目合作伙伴协商，重新调整项目方案，如项目合作伙伴不进行整改，潘基金将停拨或收回资金；如发现项目合作伙伴项目存在财务方面的问题，潘基金将停拨或收回资金。
9、项目合作伙伴有权按照本协议约定的用途合理使用项目资金，但不得擅自改变资金的用途。项目合作伙伴如需要调整某项预算的金额或用途，在预算总金额不变、标准不变的前提下，项目合作伙伴可决定不超过3000 元范围内的调整。超过上述范围的预算调整，项目合作伙伴应事前与潘基金协商，出具报告，获得书面批准后才能变更资金用途。事后告知或未告知，潘基金有权拒绝拨付或收回未经正式批准的用于项目活动变更资金。
10、项目合作伙伴须按照项目申请书中受益人群及活动计划等实施项目，如因不可预见因素需进行受益人群、受益人数或某项活动内容的调整时，项目合作伙伴须在情况确认的10 个工作日内以书面方式告知潘基金，双方再就具体事宜讨论。经双方以书面方式确定后，项目合作伙伴才能调整或变更计划进行实施，否则潘基金可以不予认同并收回资金。
11、项目合作伙伴项目负责人或联系人、机构地址或联系方式等信息有变动时，需在变动前及时书面通知潘基金。项目负责人或机构负责人离职的，应当在离职前 10 个工作日内召开三方交接会议（线上/线下），含离职人、被交接人、潘基金工作人员。变动后告知或未告知的，潘基金有权拒绝拨付后续项目资金。
12、项目合作伙伴出现以下任一情形时，潘基金有权以发出书面通知的形式立即解除资助协议：
1）完成设立目的或达到设立期限；
2）自成立之日起三个月内未开展活动；
3）项目活动实施违反设立目的且经甲方提出整改要求仍未能整改或无法整改的；
4）乙方违反协议内容，在社会上给甲方造成不良影响和损坏甲方形象名誉的；
5）乙方在性别平等与保护、妇女及儿童权利保护、尊重弱势群体等方面有重大问题，或涉及宗教信仰、政治诉求、国家安全以及任何其他甲方认为可能违反法律法规或公序良俗的。
浙江潘栋民公益基金会
2022年3月25日
